Pixell e la gestione degli accrediti per gli eventi

Un settore con cui ci siamo spesso confrontati in Pixell è quello delle manifestazioni.
Per naturale interesse verso tutto ciò che è comunicazione ci troviamo spesso ad interagire con società che organizzano eventi e che devono gestire piccoli o grandi flussi di persone.
La problematica principale di queste aziende è spesso quella di organizzare in tempi minimi gli ospiti recuperando informazioni diverse:
– autorizzazione di ogni utente a partecipare
– importanza dell’ospite ed aree da destinargli
– lista dei giorni, orari e aree visitate da questo ospite
– tempo di permanenza dell’ospite all’evento o nella singola area
Tali dati necessiterebbero di una squadra di hostess prima e di ore lunghe di analisi dopo.
Molto spesso quando alla manifestazione ci sono degli stand sponsorizzati gli investitori non sono interessati solo ai numeri globali della manifestazione ma anche a quante persone hanno avuto accesso alla loro area.
Da una parte c’è l’esigenza di ottenere feedback puntuali e dall’altra quella di contenere i costi.
Queste sono le richieste a cui abbiamo dovuto rispondere quando abbiamo intrapreso questa strada.

I primi naturali clienti dei nostri servizi sono stati il “Giro d’Italia” e la manifestazione equestre “Piazza di Siena”.
La “Five Stars”, società di organizzazione eventi, ha capito subito quanto l’automatizzazione nella creazione degli accrediti potesse giovare ad una manifestazione e ci ha commissionato un software personalizzato che permettesse la gestione e la stampa di badge individuali stampati sul momento con nominativi, foto e livello di autorizzazione dell’ospite all’interno dell’evento.
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Una vera e propria carta di identità che permetta alla sicurezza di riconoscere e gestire il grande volume di utenti e agli organizzatori di avere dati certi e puntuali sulla manifestazione. Un vecchio adagio dice “l’appetito vien mangiando…” e il passo successivo non poteva che essere quello di informatizzare ulteriormente il sistema in modo da fornire dati ancora più dettagliati.

E’ stato necessario quindi integrare il sistema con l’uso dei codici a barre.
Esistono sistemi più evoluti, tipo gli rf feed, i tag attivi e passivi, che abbiamo usato spesso in manifestazioni ed eventi, noi però desideravamo rimanere fedeli alla nostra idea iniziale: fornire statistiche evolute a costi di gestione molto contenuti.

Tramite i codici a barre la nostra carta di identità viene riconosciuta automaticamente usando un lettore di badge.
I codici possono essere inviati via mail agli invitati che potranno stampare su carta il loro codice di riconoscimento.
Gli sponsor possono sapere in tempo reale quanti e quali ospiti sono intervenuti.
Gli organizzatori di corsi possono sapere le ore effettivamente fornite a ogni partecipante.

Un sistema che ha permesso a clienti come Altaroma (sfilate di Roma) di gestire le proprie sfilate con evidenti vantaggi:

– snellire le code e annullare i tempi di attesa
– fornire in automatico alle case di moda la lista dei giornalisti che hanno visitato le loro sfilate
– controllare i tentativi di intrusione non autorizzata
– avere dei numeri oggettivi sull’evento
Lo stesso sistema ha permesso agli organizzatori di corsi ECM di:

– rendere rapido l’inizio dei corsi automatizzando il processo di consegna dei badge
– conoscere i tempi esatti di permanenza ai corsi degli studenti
– fornire in automatico la lista di coloro che hanno diritto all’attestato di frequenza

Un sistema aperto che permette personalizzazioni ed estensioni a misura di esigenza, non un software chiuso a cui ci si deve adattare.

Ancora una volta, seguendo lo spirito che ci anima da sempre, il cliente che ci contatta viene da noi con un problema e ne esce con una soluzione realizzata ad hoc.

 

 

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